سیستم تلفن فعلی شما پر از اشکال است؛ هم هزینه‌های زیادی روی دستتان می‌گذارد و هم نمی‌تواند پا به پای رشد کسب و کارتان حرکت کند. در چنین شرایطی چه باید کرد؟آیا باید ارتباط تلفنی با مشتریان را قطع کرد؟ یا باید از ابزارهای جدید و پیشرفته برای مدیریت تماس‌ها استفاده کنیم؟
اینجا است که تلفن ابری وارد میدان می‌شود! این یک راهکار جدید است که با استفاده از فناوری اینترنت، به کسب و کارها اجازه می‌دهد بدون نیاز به تجهیزات پیچیده، تماس‌هایشان را مدیریت کنند. تلفن ابری (که به آن تلفن اینترنتی یا VoIP هم می‌گویند) به شما کمک می‌کند تماس‌هایی با کیفیت بالا داشته باشید، آن‌ها را هوشمندانه مدیریت کنید و در هزینه‌ها صرفه‌جویی زیادی کنید.اما چطور بفهمیم که زمان مناسبی برای کوچ کردن به این سیستم فرارسیده است؟ در این مقاله، ۵ نشانه کلیدی را که بر اساس تجربیات واقعی و مزایای تلفن ابری است، بررسی می‌کنیم.
۱. هزینه‌های نگهداری سیستم تلفنی‌تان خیلی زیاد شده است
یکی از اولین مشکلاتی که کسب و کارها با آن روبرو می‌شوند، هزینه‌های سرسام‌آور برای حفظ و به‌روزرسانی سیستم‌های تلفنی قدیمی است.اگر هر ماه برای قبض‌های سنگین، تعمیرات دستگاه‌های قدیمی یا حتی استخدام یک متخصص فنی پول زیادی پرداخت می‌کنید، این یک هشدار جدی است! سیستم‌های تلفن سنتی (PBX) به سیم‌کشی، دستگاه‌های گران‌قیمت (سانترال) و نگهداری مداوم نیاز دارند که بار مالی سنگینی برای شرکت‌های کوچک و متوسط ایجاد می‌کند.
راه‌حل تلفن ابری: با استفاده از تلفن ابری، شما از همان ابتدا از شر هزینه‌های خرید تجهیزات، نصب سانترال و سیم‌کشی خلاص می‌شوید. این کار باعث می‌شود بودجه شما آزاد شود و بتوانید آن را برای توسعه کسب و کارتان خرج کنید. طبق تجربه، شرکت‌هایی که به تلفن ابری روی آورده‌اند، توانسته‌اند تا ۵۰ درصد در هزینه‌های ارتباطی خود صرفه‌جویی کنند، بدون اینکه کیفیت تماس‌هایشان پایین بیاید.
۲. نمی‌توانید با سرعت کافی رشد کنید
اگر کسب و کار شما در حال بزرگ شدن است اما سیستم تلفنی فعلی نمی‌تواند تعداد تماس‌های بیشتر یا اضافه شدن کارمندان و شعبه‌های جدید را پوشش دهد، این یک علامت واضح است که باید تغییر کنید.
سیستم‌های قدیمی معمولاً به یک مکان فیزیکی محدود هستند. برای اضافه کردن یک خط یا کارمند جدید، باید خط تلفن بخرید، سیم‌کشی کنید و تجهیزات جدید نصب کنید. این کار هم زمان‌بر و هم پرهزینه است و گاهی باید کل سیستم را از نو ساخت! این محدودیت‌ها می‌توانند جلوی رشد شما را بگیرند، به‌خصوص وقتی که تصمیم می‌گیرید کارمندان دورکار یا ترکیبی داشته باشید.
راه‌حل تلفن ابری: تلفن ابری یک راه‌حل عالی برای رشد آسان است. این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا هر تعداد کارمند یا داخلی که می‌خواهید اضافه کنید و منوهای تلفنی (مثل "برای ارتباط با فروش، عدد ۱ را فشار دهید") را بدون هزینه اضافی بسازید. مثلاً، اگر کسب و کار شما از ۵ کارمند به ۵۰ نفر برسد، فقط کافی است بسته تلفن ابری خود را ارتقا دهید و داخلی‌ها را در تنظیمات سیستم اضافه کنید. این کار سریع و بدون هیچ مشکلی انجام می‌شود و به شما کمک می‌کند هیچ تماسی را از دست ندهید و رضایت مشتریان را بالا ببرید.
۳. مدیریت کارمندان دورکار برایتان سخت است
بعد از دوران کرونا، کار کردن از راه دور (دورکاری) به بخشی عادی از کسب و کارها تبدیل شده است. اگر سیستم تلفن شما به کارمندان اجازه نمی‌دهد از خانه یا هر جای دیگری تماس‌ها را مدیریت کنند، یا اگر برای جابجایی هر کارمند باید تجهیزات را هم جابه‌جا کنید، وقت آن است که به فکر تلفن ابری باشید. سیستم‌های قدیمی به دفتر کار وابسته هستند و این وابستگی می‌تواند کارایی تیم شما را کم کند.
راه‌حل تلفن ابری: تلفن ابری انعطاف‌پذیری فوق‌العاده‌ای به شما می‌دهد. چون به یک فضای فیزیکی خاص وابسته نیست، کارمندان می‌توانند از طریق یک برنامه آنلاین (روی گوشی هوشمند، تبلت یا کامپیوتر شخصی) تماس‌ها را مدیریت کرده و در هر جایی که هستند، پاسخ مشتریان را بدهند. بعضی شرکت‌ها مانند "دفتر شما" حتی امکاناتی مثل خطوط ثابت تهران را بدون نیاز به آدرس فیزیکی ارائه می‌دهند و این قابلیت را دارند که حتی برای تماس گرفتن، نیازی به اینترنت پرسرعت نباشد.این انعطاف‌پذیری نه تنها کارایی تیم را بالا می‌برد، بلکه طبق آمار، می‌تواند رضایت کارمندان را تا ۴۰ درصد افزایش دهد، زیرا آن‌ها آزادی عمل بیشتری دارند.
۴. کیفیت تماس‌هایتان پایین است و مشکلات فنی زیادی دارید
اگر تماس‌های مشتریان شما مدام قطع می‌شود، پر از نویز است یا کیفیت صدای ضعیفی دارد، و اگر مجبورید وقت زیادی را صرف حل کردن مشکلات فنی کنید، این سیستم فعلی دیگر جوابگو نیست. سیستم‌های سنتی به مشکلات سیم‌کشی و اختلالات محلی بسیار حساس هستند و نگهداری آن‌ها واقعاً سخت است.
راه‌حل تلفن ابری: تلفن اینترنتی با تکیه بر فناوری پیشرفته (VoIP)، کیفیت تماس بالایی را تضمین می‌کند. علاوه بر کیفیت، این سیستم امکان ضبط مکالمات را فراهم می‌کند تا بتوانید از این داده‌ها برای بهتر کردن خدمات خود استفاده کنید. این سیستم نه تنها مشکلات فنی را کاهش می‌دهد، بلکه باعث می‌شود مشتریان به کسب و کار شما بیشتر اعتماد کنند.
۵. ویژگی‌های پیشرفته می‌خواهید اما بودجه ارتقا ندارید
اگر دلتان می‌خواهد امکاناتی مثل منشی تلفنی هوشمند (IVR)، صندوق صوتی حرفه‌ای، صف نوبت‌دهی تماس یا فکس اینترنتی را داشته باشید اما پول کافی برای به‌روزرسانی سیستم قدیمی را ندارید، این آخرین نشانه برای مهاجرت است.سیستم‌های قدیمی برای اضافه کردن هر قابلیت جدید، هزینه زیادی طلب می‌کنند و بعضی از این امکانات اصلاً روی آن‌ها قابل اجرا نیست. اما تلفن ابری یک سیستم بسیار انعطاف‌پذیر و قابل توسعه است که حتی با توسعه هوش مصنوعی، بخش‌های مختلف مدیریت تماس را هوشمندتر می‌کند.جمع‌بندی: خط پایانی برای رشد
در نهایت، سیستم تلفنی شما تنها یک وسیله برای برقراری تماس نیست؛ بلکه شریان حیاتی ارتباطات و عنصر کلیدی بهره‌وری و تجربه مشتری است. اگر هر یک از پنج علامت هشداردهنده‌ای که بررسی کردیم (مانند هزینه‌های سرسام‌آور نگهداری، عدم انعطاف‌پذیری برای کار از راه دور، یا محدودیت در مقیاس‌پذیری) برای شما آشنا بود، وقت آن رسیده که جدی‌تر به تحول دیجیتال کسب‌وکار خود فکر کنید.
تلفن ابری (VoIP) دیگر یک انتخاب لوکس نیست؛ بلکه یک زیرساخت ضروری برای رشد است. این فناوری به شما اجازه می‌دهد تا با صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهره‌وری تیم را در هر مکانی افزایش دهید و در نهایت، یک تجربه ارتباطی یکپارچه و حرفه‌ای را به مشتریان خود ارائه دهید. زمان آن رسیده که خطوط سنتی را کنار بگذارید و پتانسیل کامل «خط رشد» جدید کسب‌وکار خود را آزاد کنید.
اکنون که می‌دانید زمان مهاجرت فرا رسیده است، تحقیق درباره ارائه‌دهندگان معتبر تلفن ابری را آغاز کنید و ببینید کدام یک می‌تواند نیازهای منحصر به فرد کسب‌وکار شما را برآورده سازد. آینده ارتباطات، انعطاف‌پذیر، مقرون‌به‌صرفه و ابری است؛ پیش از آنکه رقبا از شما سبقت بگیرند، به این تحول بپیوندید.
منبع: imna.ir/x9DwP
فراتر از یک تماس؛ ویژگی‌های شگفتانگیز تلفن ابری که نمیدانستید!
یک فروشگاه اینترنتی موفق و پولساز چه ویژگی هایی دارد؟
چطور فروشگاه اینترنتی خودمو بسازم؟